Een kennis van mij werd aangesteld als voorzitter van een directieraad bij een semipublieke organisatie met als opdracht de organisatie in beweging te krijgen.
Hij stelde samen met zijn MT een programma op met veel aandacht voor opleidingen en communicatie. Na een jaar viel hem op, ondanks de extra inspanningen, er geen zichtbaar effect was. De motivatie bleef laag en de sfeer gelaten. En hij had verwacht, dat de medewerkers weer trots zouden zijn. Maar het tegendeel was waar. De medewerkers waren zeer competent en opgeleid. Een groot aantal hadden nevenfuncties en activiteiten buiten het werk om zoals vrijwilligerswerk. Sommigen hadden zelfs nog een eigen bedrijfje of adviespraktijk. Heel goed voor hun ontwikkeling. Maar ze zetten zich amper in voor de organisatie.
Dat bleek te liggen aan de manier waarop men gewend was te werken. Het was de gewoonte dat plannen werden gemaakt door de beleidsmakers. En als die waren goedgekeurd door de Directieraad, werden ze gepresenteerd en konden de medewerkers opmerkingen plaatsen. De plannenmakers gingen ervan uit dat het plan goed was, want het was al goedgekeurd. Daardoor gingen zij defensief het gesprek aan. Argumenten werden makkelijk terzijde geschoven met opmerkingen in de trant van “geen tijd meer” of “de wet vereiste dat nu eenmaal”. Ook als de opmerkingen zeer fundamenteel waren. De medewerkers voelden zich vanzelfsprekend niet serieus genomen. Hun kennis en ervaring deed er in hun ogen niet veel toe. Dat betekende dat men niet meer wilde doen dan nodig was om geen fouten te maken. En als de plannen niet slaagden, was de reactie “Zij doen zoals altijd maar wat.” en “Hadden ze maar naar ons geluisterd”. De binding met de organisatie en de motivatie waren financieel. De hypotheek, opgroeiende kinderen en een “financieel goede” werkgever.
Kortom door de werkwijze was het bijna onmogelijk om gebruik te maken van de aanwezig kennis en ervaring bij de medewerkers. Dat leidde uiteindelijk tot de gelaten en gedemotiveerde houding. Ze hingen als het ware bij binnenkomst hun hersenen aan de kapstok, deden hun taken en als ze vertrokken zetten ze hun hersenen weer op. Die hadden ze nodig voor de omgeving waarin ze wel serieus werden genomen.
Dus om de organisatie in beweging te krijgen is besloten de werkwijze te veranderen. Medewerkers worden nu gestimuleerd in een vroeg stadium actief een bijdrage te leveren en hun kennis en ervaring in te zetten. Dit verrijkt de plannen enorm. En de betrokkenheid, het plezier, de motivatie en de slagingskans nemen toe. Langzaam maar zeker neemt de trots en de energie neemt toe.
En we zien al dat er steeds minder kapstokken nodig zijn.
