Veranderen betekent, dat er altijd een ander gedrag wordt gevraagd van de medewerkers. En gedragsverandering is niet zo van zelfsprekend, en heeft tijd nodig.
Nog steeds zijn er managers, die op vrijdag roepen, dat er vanaf maandag alles anders wordt. En vervolgens op het te verwachten succes het glas heft. Het recept voor mislukkingen.
Harry is changemanager en begeleidt procesveranderingen. En hij is nogal eens teleurgesteld is over de resultaten. De doelen worden niet of deels gehaald en soms lijkt het eerder een verslechtering, dan een verbetering. En dat terwijl de businesscase altijd overtuigend is.
Volgens Harry gaat het mis, omdat de medewerkers niet goed meewerken. Ze begrijpen niet waarom het moet, ze hebben geen zin om ineens iets anders te doen en geven vaak aan dat het vroeger toch niet slecht was.
Hij merkt, dat de medewerkers zich belemmert voelen en hij vroeg zich af hoe hij daar het beste mee kon omgaan.
Harry wordt geconfronteerd met een typisch geval van: NW+OO=DOO.
Nieuwe Werkwijze + Oude Organisatie = Dure Oude Organisatie.
De werkafspraken zijn veranderd maar de gewoonten van de medewerkers niet. En dat levert onherroepelijk tot foutieve interpretaties en misverstanden en dus onzekerheid en onwil. Het veranderen van processen is nu eenmaal niet hetzelfde als een printplaat vervangen. De menselijke factor speelt een alles bepalende rol en moet veel aandacht krijgen. Dat voorkomt fouten, druk en stress.
Bij elke Nieuwe Werkwijze hoort een Nieuwe Gedrag. Dat betekent een mind-reset. De eerste stap is het oude gedrag afleren. Let op: niet het oude gedrag veroordelen, want dat was nuttig in de oude situatie. Toon dan aan, dat er veranderende omstandigheden zijn en dat een nieuwe werkwijze noodzakelijk is. Maak – bij het ontwikkelen van de nieuwe werkwijze – gebruik van de kennis van de medewerkers. De ervaring leert namelijk, dat zij altijd zinvolle zaken hebben toe te voegen. Zo worden ze gehoord en zijn zij actief betrokken. Dat betekent extra motivatie.
Daarnaast moet aandacht zijn voor de opleiding van de medewerkers. Veel oefenen. Ze moeten zich weer zeker en comfortabel voelen (de nieuwe comfortzone). Uitleggen wat er gaat gebeuren en het instructieboek aanpassen – wat helaas in de praktijk vaak gebeurt – is echt onvoldoende en leidt vaak tot grotere onzekerheid.
Harry heeft zijn nieuwe inzichten gedeeld met zijn collega’s en veel begrip gekregen. Er is nu extra aandacht voor de medewerkers. En ze hanteren de formule: NW+NO=BO; Nieuwe Werkwijze + Nieuwe Organisatie=Betere Organisatie